Thông Tư 40/2026/TT-BXD Quy trình quản lý tài chính cho hoạt động bảo trì công trình xây dựng vừa trải qua một bước ngoặt lớn với sự ra đời của văn bản pháp lý mới từ Bộ Xây dựng. Thay vì phân bổ cào bằng theo tỷ lệ % như trước, kể từ ngày 01/07/2026, các đơn vị bắt buộc phải lập dự toán chi tiết cho từng hạng mục công việc.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách bóc tách cấu trúc dòng tiền và phương pháp xác định chi phí bảo trì công trình chính xác nhất theo quy định hiện hành.
Hướng dẫn lập dự toán chi phí bảo trì công trình theo Thông tư 40/2026/TT-BXD mới nhất
Quy trình quản lý tài chính cho hoạt động bảo trì công trình xây dựng vừa trải qua một bước ngoặt lớn với sự ra đời của văn bản pháp lý mới từ Bộ Xây dựng. Việc nắm vững cấu trúc dòng tiền và phương pháp tính toán dự toán theo quy định hiện hành là bắt buộc đối với mọi chủ đầu tư, chủ sở hữu và đơn vị quản lý vận hành nhằm đảm bảo tính hợp pháp và tối ưu hóa chi phí.
Điểm cốt lõi trong Thông tư 40/2026/TT-BXD về quản lý chi phí bảo trì
| Số ký hiệu | 40/2026/TT-BXD |
| Ngày ban hành | 26-06-2026 |
| Ngày có hiệu lực | 01-07-2026 |
| Loại văn bản | Thông tư |
| Cơ quan ban hành | Bộ Xây dựng |
| Người ký | Bùi Xuân Dũng |
| Trích yếu | Hướng dẫn xác định chi phí bảo trì công trình xây dựng |
| Tài liệu đính kèm |
Ngày 26/06/2026, Bộ Xây dựng đã ban hành Thông tư 40/2026/TT-BXD. Văn bản này bắt đầu có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2026 và chính thức thay thế toàn bộ Thông tư 14/2021/TT-BXD trước đây.
Thay đổi mang tính bản lề của văn bản pháp quy này nằm ở việc bãi bỏ hoàn toàn phương thức tính toán chi phí bảo trì dựa theo tỷ lệ phần trăm cố định hằng năm. Thay vào đó, pháp luật hiện hành yêu cầu các đơn vị bắt buộc phải tiến hành lập dự toán chi tiết dựa trên từng hạng mục công việc cụ thể được triển khai thực tế tại công trình.
Chi tiết các thành phần cấu thành tổng chi phí bảo trì công trình xây dựng
Căn cứ theo hướng dẫn tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này, tổng chi phí bảo trì công trình (ký hiệu là GBT) được thiết lập bằng cách tổng hợp từ 3 nhóm cấu phần chi phí riêng biệt sau đây:
1. Chi phí bảo dưỡng công trình (GBD)
Nhóm chi phí này được dùng để chi trả cho các hoạt động duy trì trạng thái kỹ thuật thông thường của công trình, bao gồm:
-
Nguồn kinh phí phục vụ trực tiếp cho công tác bảo dưỡng.
-
Các khoản chi phí quản lý khác có liên quan.
-
Nguồn chi phí dự phòng dành cho các khoản phát sinh (giới hạn tỷ lệ tối đa là 5%).
2. Chi phí sửa chữa công trình (GSC)
Nguồn vốn này được sử dụng nhằm mục đích phục hồi công năng và khắc phục các điểm hư hỏng, cấu thành từ:
-
Kinh phí thực hiện việc khắc phục sự cố, xử lý hư hỏng, phá dỡ cấu kiện và lắp đặt thiết bị công trình.
-
Chi phí thuê tư vấn cho các công việc liên quan.
-
Khoản chi phí dự phòng (thiết lập tỷ lệ tối đa không quá 5%).
3. Chi phí các công việc khác (GK)
Khoản ngân sách này được bố trí để thực hiện các nghiệp vụ quản lý và kiểm định chuyên sâu, bao gồm:
-
Hoạt động quản lý thuộc trách nhiệm của chủ sở hữu hoặc người trực tiếp sử dụng công trình.
-
Công tác kiểm tra định kỳ và hệ thống quan trắc công trình.
-
Nghiệp vụ kiểm định chất lượng xây dựng cùng với đánh giá an toàn chịu lực, an toàn vận hành.
-
Hoạt động thiết lập kế hoạch bảo trì định kỳ hằng năm.
Phương pháp xác định và tính toán chi phí bảo trì chuẩn pháp lý
Việc hoạch định ngân sách không còn áp dụng phương thức phân bổ cào bằng. Từng nhóm chi phí sẽ có bộ nguyên tắc xác định cụ thể như sau:
Cách tính chi phí cho công tác bảo dưỡng và sửa chữa
-
Nguyên tắc lập dự toán chi tiết: Toàn bộ khối lượng công việc phải được bóc tách và tính toán kỹ lưỡng. Cơ sở xác định phải dựa vào quy trình bảo trì đã phê duyệt, hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng thực tế và mức độ xuống cấp, tình trạng hiện trạng của công trình.
-
Xác định đơn giá thực hiện: Được hạch toán bằng cách lấy khối lượng công việc thực tế phát sinh nhân với hệ thống đơn giá tương ứng (gồm chi phí nhân công, vật tư, máy móc thi công) theo giá thị trường tại thời điểm lập dự toán.
-
Hạch toán chi phí gián tiếp: Riêng trong hồ sơ dự toán bảo dưỡng, chi phí gián tiếp sẽ tính theo định mức tỷ lệ phần trăm (%) dựa trên tổng chi phí nhân công trực tiếp.
(Ví dụ cụ thể: Định mức này được quy định là 66% trong trường hợp chi phí nhân công trực tiếp nhỏ hơn hoặc bằng 15 tỷ đồng).
Quy định xác định chi phí cho các công việc khác
Kinh phí dành cho nhóm công việc này được hoạch định bằng cách sử dụng định mức tỷ lệ % hoặc triển khai lập một bộ dự toán riêng biệt:
-
Việc tính toán được thực hiện độc lập cho từng hạng mục nhiệm vụ cụ thể.
-
Cơ sở tính toán dựa trên quy mô của tổng chi phí bảo dưỡng và chi phí sửa chữa trước thuế.
-
Tỷ lệ phần trăm này sẽ được đối chiếu trực tiếp với các hạn mức quy định tại Thông tư về định mức xây dựng hiện hành do cơ quan nhà nước ban hành.
Bảng tổng hợp cấu trúc các nhóm chi phí bảo trì công trình
Để giúp người đọc dễ dàng hệ thống hóa các nhóm chi phí theo quy định mới, dưới đây là bảng phân loại chi tiết các cấu phần:
| Ký hiệu | Tên nhóm chi phí | Thành phần cấu thành cốt lõi | Quy định dự phòng / Định mức lưu ý |
| GBD | Chi phí bảo dưỡng công trình | Bảo dưỡng trực tiếp, quản lý khác, chi phí dự phòng. | Chi phí dự phòng tối đa 5%. Chi phí gián tiếp bằng 66% nếu chi phí nhân công ≤ 15 tỷ đồng. |
| GSC | Chi phí sửa chữa công trình | Khắc phục hư hỏng, phá dỡ, lắp đặt thiết bị, tư vấn liên quan, dự phòng. | Chi phí dự phòng tối đa 5%. |
| GK | Chi phí các công việc khác | Quản lý của chủ sở hữu/sử dụng, kiểm tra định kỳ, quan tắc, kiểm định chất lượng, đánh giá an toàn, lập kế hoạch năm. | Xác định theo định mức tỷ lệ % hoặc lập dự toán riêng dựa trên quy mô chi phí sửa chữa, bảo dưỡng trước thuế. |
Kết luận
Việc chuyển đổi từ phương thức tính toán theo tỷ lệ phần trăm sang lập dự toán chi tiết từng hạng mục theo Thông tư 40/2026/TT-BXD đòi hỏi các đơn vị quản lý phải nâng cao năng lực bóc tách khối lượng và cập nhật sát sao giá cả thị trường.
Việc tuân thủ chính xác cơ cấu 3 nhóm chi phí (GBD, GSC, GK) và các định mức khống chế dự phòng không chỉ đảm bảo hồ sơ bảo trì đúng quy định pháp luật mà còn giúp tối ưu hóa công năng, kéo dài tuổi thọ vận hành cho công trình xây dựng.