Hoàn công nhà xưởng trong khu công nghiệp là bước cuối cùng và vô cùng quan trọng để công trình có thể chính thức đi vào hoạt động. Tuy nhiên, hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn gặp không ít khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ pháp lý và các giấy tờ cần thiết. Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp nắm rõ quy trình và dễ dàng thực hiện, Trường Lũy xin chia sẻ hướng dẫn chi tiết về thủ tục hoàn công nhà xưởng mới nhất năm 2025 ngay dưới đây.
1. Hoàn công nhà xưởng là gì?
Hoàn công nhà xưởng là bước xác nhận cuối cùng sau khi công trình xây dựng đã hoàn tất, nhằm hoàn thiện các thủ tục pháp lý để đưa nhà xưởng vào hoạt động chính thức. Quá trình này bao gồm việc kiểm tra, nghiệm thu toàn bộ hạng mục xây dựng và lập hồ sơ hoàn công gửi đến cơ quan chức năng có thẩm quyền, từ đó làm căn cứ để cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc quyền sở hữu công trình.
Không chỉ là một thủ tục bắt buộc, việc hoàn công còn giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý cho hoạt động sản xuất, giảm thiểu rủi ro liên quan đến pháp luật và thể hiện sự tuân thủ đúng các quy định của Nhà nước.
2. Vai trò của hoàn công nhà xưởng
Hoàn công nhà xưởng không chỉ là một thủ tục hành chính bắt buộc, mà còn đóng vai trò quan trọng đối với chủ đầu tư, nhà thầu và các cơ quan quản lý nhà nước.
Đối với chủ đầu tư:
- Giấy chứng nhận hoàn công là cơ sở pháp lý xác nhận quyền sở hữu hợp pháp của chủ đầu tư đối với công trình đã xây dựng.
- Khẳng định nhà xưởng được xây đúng thiết kế, đảm bảo chất lượng và an toàn theo tiêu chuẩn đã đăng ký.
- Là điều kiện bắt buộc để đưa công trình vào khai thác, vận hành hợp pháp.
Đối với nhà thầu:
- Là cơ sở để chủ đầu tư tiến hành thanh toán các khoản chi phí còn lại theo hợp đồng.
- Việc bàn giao công trình đúng tiến độ, đúng chất lượng giúp củng cố uy tín và năng lực của nhà thầu trong ngành xây dựng.
Đối với cơ quan quản lý:
- Giúp theo dõi, quản lý tình hình xây dựng trên địa bàn một cách minh bạch, chính xác.
- Là căn cứ pháp lý để thực hiện công tác thanh tra, giám sát việc sử dụng công trình sau xây dựng.
- Hỗ trợ phát hiện sớm và xử lý các hành vi vi phạm trong quá trình thi công, đảm bảo công trình tuân thủ các quy định của pháp luật.
3. Thủ tục hoàn công nhà xưởng
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Thủ tục hoàn công nhà xưởng là bước không thể thiếu để hợp pháp hóa công trình sau khi xây dựng xong. Theo Điều 26 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, chủ đầu tư có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoàn công theo quy định. Hồ sơ được chia thành 3 nhóm chính như sau:
Nhóm 1: Hồ sơ pháp lý và đầu tư xây dựng
Bao gồm các tài liệu xác minh dự án được phê duyệt và có đủ điều kiện xây dựng:
- Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng nhà xưởng trong khu công nghiệp (KCN).
- Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi hoặc báo cáo kinh tế – kỹ thuật.
- Văn bản thẩm định dự án của các cơ quan chức năng.
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyết định giao đất hoặc hợp đồng thuê đất trong KCN.
- Giấy phép xây dựng nhà xưởng.
- Hợp đồng xây dựng với nhà thầu và các hóa đơn tài chính liên quan.
- Phương án đền bù, giải phóng mặt bằng (nếu có).
- Các tài liệu bổ sung khác liên quan đến giai đoạn chuẩn bị đầu tư (nếu có).
Nhóm 2: Hồ sơ khảo sát và thiết kế xây dựng
Gồm những tài liệu về khảo sát địa hình, địa chất và thiết kế kỹ thuật:
- Hồ sơ khảo sát xây dựng công trình.
- Văn bản nghiệm thu khảo sát và thiết kế từ cơ quan có thẩm quyền.
- Bản vẽ thiết kế kỹ thuật, kết quả thẩm định và phê duyệt thiết kế.
- Các tài liệu liên quan đến thiết kế hoặc khảo sát khác (nếu có).
Nhóm 3: Hồ sơ thi công và nghiệm thu công trình
Tập trung vào chất lượng thi công và các bước kiểm tra, nghiệm thu:
- Bản vẽ hoàn công kèm danh mục bản vẽ.
- Danh sách thay đổi thiết kế thực tế và văn bản chấp thuận.
- Kế hoạch kiểm tra chất lượng và hồ sơ quản lý vật tư, thiết bị lắp đặt.
- Biên bản nghiệm thu từng giai đoạn và nghiệm thu hoàn thành công trình.
- Kết quả thí nghiệm vật liệu, kiểm định chất lượng và báo cáo quan trắc (nếu có).
- Quy trình vận hành, bảo trì nhà xưởng.
- Văn bản xác nhận PCCC, bảo vệ môi trường hoặc các yêu cầu chuyên ngành khác.
- Hồ sơ xử lý sự cố hoặc tồn đọng trong quá trình thi công (nếu có).
Một số giấy tờ bổ sung nên chuẩn bị trước:
- Đơn xin hoàn công.
- Tờ khai lệ phí trước bạ.
- Đơn đăng ký biến động tài sản gắn liền với đất.
Lưu ý: Hồ sơ hoàn công khá phức tạp và số lượng giấy tờ nhiều. Do đó, doanh nghiệp nên chuẩn bị dần trong quá trình thi công, để tránh thiếu sót và tiết kiệm thời gian hoàn thiện sau khi công trình hoàn thành. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn thời gian xét duyệt và đưa nhà xưởng vào sử dụng nhanh chóng, đúng pháp luật.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết, chủ đầu tư sẽ nộp hồ sơ hoàn công nhà xưởng đến cơ quan chức năng có thẩm quyền.
Đối với các dự án xây dựng nhà xưởng trong khu công nghiệp (KCN), đơn vị tiếp nhận hồ sơ thường là Ban Quản lý các Khu công nghiệp nơi dự án đang triển khai. Đây là cơ quan chịu trách nhiệm kiểm tra và xử lý hồ sơ hoàn công theo quy định của pháp luật.
Bước 3: Kiểm tra, giải quyết và trả kết
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành các bước xử lý như sau:
Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ:
- Cán bộ tiếp nhận sẽ rà soát toàn bộ tài liệu để đảm bảo hồ sơ không thiếu sót.
- Nếu phát hiện hồ sơ chưa hoàn chỉnh, cơ quan sẽ hướng dẫn doanh nghiệp bổ sung hoặc chỉnh sửa.
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy biên nhận và thông báo lịch hẹn trả kết quả.
Thẩm định thực tế công trình:
- Ban Quản lý KCN sẽ tiến hành đối chiếu hồ sơ với thực trạng công trình đã xây dựng để đảm bảo sự phù hợp.
- Việc kiểm tra bao gồm cả các yếu tố kỹ thuật, thiết kế, an toàn, và các điều kiện cần thiết khác trước khi ra quyết định hoàn công.
Phê duyệt hoàn công:
- Nếu công trình đạt yêu cầu, cơ quan chức năng sẽ ban hành quyết định chấp thuận hoàn công.
- Văn bản này có giá trị pháp lý, chứng minh rằng công trình đã được xây dựng đúng theo quy hoạch và đủ điều kiện đưa vào sử dụng.
Trả kết quả cho doanh nghiệp:
- Đến ngày hẹn, chủ đầu tư hoặc đại diện doanh nghiệp đến nhận kết quả hoàn công tại nơi nộp hồ sơ.
- Khi đã có quyết định hoàn công, nhà xưởng sẽ được phép chính thức đi vào hoạt động sản xuất, kinh doanh theo đúng quy định pháp luật.
4. Chi phí và thời gian hoàn công nhà xưởng
Chi phí hoàn công nhà xưởng
Khi hoàn công nhà xưởng, chủ đầu tư sẽ cần thanh toán một số loại chi phí sau:
Lệ phí trước bạ: Đây là khoản phí bắt buộc phải nộp cho cơ quan nhà nước khi thực hiện thủ tục hoàn công nhà xưởng. Khoản phí này giúp công nhận nhà xưởng là tài sản hợp pháp của chủ đầu tư.
Thuế xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thuế sau:
Thuế thu nhập doanh nghiệp.
Thuế giá trị gia tăng (VAT), phí này có thể được thu từ các nhà thầu hoặc trực tiếp từ chủ đầu tư nếu không có hợp đồng với nhà thầu.
Chi phí phát sinh khác: Bên cạnh các khoản chi phí chính, còn có một số chi phí khác như:
Phí lập bản vẽ hoàn công.
Phí thẩm định hiện trạng công trình.
Thời gian hoàn công nhà xưởng
Thời gian hoàn tất thủ tục hoàn công có thể khác nhau tùy vào từng trường hợp. Dưới đây là các bước cơ bản và thời gian dự kiến cho từng công đoạn:
- Đo đạc thực trạng công trình: Khoảng 7 ngày.
- Kiểm tra hồ sơ và tính hợp lệ: Thường mất từ 3 tuần đến 1 tháng tùy vào từng địa phương. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan chức năng sẽ phản hồi trong vòng 15 ngày.
- Xác định nghĩa vụ tài chính: Cơ quan thuế sẽ thông báo số tiền phải đóng trong khoảng 7–10 ngày.
Tổng thời gian: Toàn bộ quy trình hoàn công nhà xưởng có thể kéo dài khoảng 45 ngày. Tuy nhiên, thời gian này có thể thay đổi tùy thuộc vào sự phối hợp giữa các bên và tính đầy đủ của hồ sơ.
Bài viết vừa rồi chúng tôi đã cung cấp đến bạn những thông tin quan trọng về thủ tục hoàn công nhà xưởng. Nếu như có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc hoàn công nhà xưởng hãy liên hệ trực tiếp qua số hotline 0907622626 hoặc 0918556729 để được tư vấn, giải đáp chi tiết.